2012-08-07. W poprzednim swoim artykule opisałem najbardziej przewrotną zasadę zarządzania ludźmi, czyli zasadę Petera. Tym razem o innej, chociaż, podobnie nazwanej, zasadzie Pareto. Twórcą tej zasady był włoski socjolog i ekonomista Vilfredo Pareto i początkowo dotyczyła tylko badania zasobów materialnych ludności XIX-wiecznej Italii. Dopiero w połowie XX wieku wykryto, że można jej używać do opisywania otaczającej nas rzeczywistości w znacznie szerszym zakresie. Dziś jest jednym z kanonów zarządzania i w dalszej części artykułu opiszę jak jej używać przy zarządzaniu ludźmi.
Warto jednak pamiętać, że jest ona uniwersalna i pozwala na opisywanie mechanizmów i zjawisk życia codziennego.
Zasada Pareto zwana jest również „zasadą 20/80” i generalnie zakłada, że 20% nakładów przynosi 80% rezultatów, a pozostałe 80% nakładów daje tylko 20% rezultatów. W praktyce oznacza to, że:
- 20% sprzedawców generuje 80% przychodów
- 20% klientów przynosi 80% zysków
- 80% czasu pracowników jest zużywane na 20% czynności
- 20% komponentów produktu lub usługi generuje 80% kosztu
- 20% wydatków na reklamę generuje 80% rezultatu
- 20% czasu pracy poświęcane jest na zadania generujące 80% rezultatów
Stosując tę zasadę dobry manager powinien koncentrować swoje wysiłki na szukaniu oszczędności materiałowych w tych dwudziestu procentach materiału, które generują 80 % kosztów, a nie w pozostałych 80 % bo tu oszczędności będą małe.
Stosując tę zasadę marketingowiec może zracjonalizować i ograniczyć niepotrzebne wydatki na reklamę.
Stosując tą zasadę logistyk może organizować pracę z maksymalnym wykorzystaniem tych 20 krytycznych procent, dających 80 % wyniku.
Ponieważ mam doświadczenie w zarządzaniu ludźmi i klientami, poświęcę więcej uwagi na ten aspekt i wykorzystanie zasady Pareto w tej dziedzinie. Jeśli zarządzamy zespołem ludzi i 20 % z nich generuje 80 % wyniku, to oznacza zapewne, że 80% z nich nie wykonuje założonych planów, na przykład sprzedażowych. Z drugiej zaś strony 20 %klientów zapewni nam 80 % przychodu, a pozostali tylko 20 %. Naturalną reakcją decydentów firm, czyli prezesów, dyrektorów, kierowników jest zalecenie wzmocnienia kontroli i uwagi na tej mniej efektywnej części. U podstaw takiej decyzji leży przekonanie, że, skoro te 20% może tak dobrze funkcjonować, to wystarczy wzmóc wysiłki, by pozostałe 80% też tak dobrze działało.
Otóż nie może. Kilkanaście lat mego doświadczenia w zarządzaniu ludźmi pokazuje, że zasada Pareto, jeśli nawet czasem ułomna, to w zarządzaniu zasobami ludzkimi sprawdza się zawsze i szkoda energii na walkę z nią. Nie oznacza to jednak namawiania do „odpuszczenia” tym 80 mniej efektywnym procentom. Wręcz przeciwnie.
Dam przykład niezwiązany z zarządzaniem, żeby trochę uprościć. Wyobraźmy sobie, że na balkonie sadzimy 10 róż, które mają w lecie ozdobić nasz widok z okna. Wyobraźmy sobie, że dbamy o nie dokładnie tak samo sumiennie, a mimo to dwie z nich są obsypane kwiatami, a pozostałe ledwo ledwo, albo wcale. Czy poświęcacie 80 % czasu na dbanie o niekwitnące róże? Niekoniecznie. Czasem lepiej jest podjąć trudne decyzje, wyrzucić dwie, trzy najsłabsze przez balkon, licząc na to, że dokupione nowe będą równie piękne jak te najpiękniejsze.
Co ważne, wracając do zarządzania ludźmi, zasada Pareto działa również w kwestii kłopotów i problemów. Otóż 80% problemów wywołuje z reguły 20 % pracowników i są to prawie zawsze pracownicy mający najsłabsze wyniki. Manager ma być przede wszystkim skuteczny. Skuteczność oznacza korzystanie ze skrótów i nieprzecieranie własnym doświadczeniem już raz przetartych ścieżek. Zasada Pareto jest taką ścieżką, chociaż według mojej wiedzy nie udało się jej nigdzie uzasadnić teoretycznie, ani wyjaśnić: co powoduje akurat taki rozkład 20/80.
Na zakończenie dwa zdania o zastosowaniu tej zasady w życiu codziennym. Według tej zasady przez 80% czasu nosimy 20 % swoich ubrań, 80 % dnia poświęcamy na rzeczy mniej ważne, a tylko 20 % na te dające nam 80 % satysfakcji.
Oznacza to także, że wystarczyło przeczytać 20 % tego tekstu, by go zrozumieć w 80 % , a pozostałe czytanie było marnowaniem czasu…
Jacek Parol
“Jeśli zarządzamy zespołem ludzi i 20 % z nich generuje 80 % wyniku, to oznacza zapewne, że 80% z nich nie wykonuje założonych planów, na przykład sprzedażowych.”
Albo, że plany w 20% były realne a w 80% pobożnożyczeniowe. 🙂
Wyrzucenie kilku róż przez balkon niczego nie zmieni (zrobimy tylko śmietnik pod balkonem) bo złamana zostałaby sama zasada, i tak tylko dwie (20%) będą obsypane kwiatami.